使いたいマイクが有効になっていることを確認して、それを選択し右下のプロパティボタンを押して、レベルタブをクリックして表示された画面で、音量が調節できます。

一般的に言えることは、会議システム内で調節が出来ないときは、HDオーディオの設定画面が必ずありますので、その機能を利用してマイク調節を行い、会議室に参加してもらうようにお願いします。

HDオーディオはメーカ各社で設定画面から方法が異なり、操作も複雑になっております。
弊社では、USBのデバイスをお薦めしております。一般的にドライバー無し、最後にUSBにさせばそれが優先的に有効になりますので、操作が簡単になります。